Les déménagements de bureaux sont des services très courants pour les entreprises qui se consacrent à cette activité. Chez Horizont Atlantic, nous disposons d'un service spécialisé dans cette dynamique, garantissant un traitement professionnel et efficace à tous nos clients.
Nous vous expliquons pourquoi il faut soigner au maximum chaque détail lors du changement de bureau et comment réaliser correctement cette démarche.
Conseils à suivre avant de réaliser votre déménagement
Dans les processus de déménagement de bureaux, il existe des recommandations ou astuces pour les moments qui précèdent le déplacement et d'autres qui font partie du service de déménagement lui-même. Ainsi, des mois ou des semaines avant le transfert, une fois les nouveaux locaux connus, il faut établir un plan initial et attribuer un espace à chacun.
Dans ce processus, il est recommandé de faire appel aux conseils d'un architecte ou d'un décorateur d'intérieur. Vous pouvez vous poser des questions telles que le type de décoration, quelle sera la meilleure zone pour installer l'espace d'impression, s'il y a de la place pour des casiers où ranger les affaires personnelles, et des questions de ce type. Il est nécessaire de programmer une réunion en personne ou en ligne entre le responsable de l'entreprise qui déménage et l'agence auprès de laquelle le service de déménagement à Tenerife ou l'agence de déménagement à Gran Canaria a été contracté.
Que faire les jours précédant le déménagement vers de nouveaux bureaux
Quelques jours avant le transfert vers un autre lieu de travail, il faut favoriser la collaboration entre les employés. Le déménagement peut servir à renforcer le sentiment d'appartenance à la communauté et l'esprit d'équipe.
Il est également important de communiquer le calendrier à tous les employés, car le changement de siège des bureaux ne se décide pas du jour au lendemain. Les collaborateurs devront savoir plusieurs jours ou semaines à l'avance quand aura lieu le déménagement.
De même, si une visite des nouveaux locaux est organisée avant qu'ils ne soient occupés, les personnes qui vont y travailler se sentiront plus familiarisées avec les nouveaux espaces.
Conseils pour un déménagement de bureau rapide et efficace
Une fois la date du transfert et l'entreprise avec laquelle le service sera exécuté décidées, il est temps de tout organiser à la perfection, afin que le déménagement soit le plus rapide et efficace possible.
Le matériel informatique, en tête des déménagements vers de nouveaux bureaux
Parmi les premières choses à déplacer figurent les ordinateurs, les appareils électroniques et le reste du matériel informatique. L'idée est que l'équipe technique puisse avancer sur l'installation afin qu'à l'arrivée des employés, les appareils soient déjà disponibles.
Après le matériel informatique viennent le reste des affaires et articles indispensables, c'est-à-dire tout ce qui est nécessaire pour pouvoir commencer à travailler le plus rapidement possible.
L'importance de l'inventaire
L'inventaire est incontournable dans tout processus de déménagement, y compris celui des bureaux. Le principe consiste à noter tout ce qui va être déplacé, chaque service faisant de même, afin que rien ne se perde en chemin.
Prévenir les clients et les fournisseurs
Un autre point important est de fournir des informations à tous les acteurs qui jouent un rôle dans l'entreprise (clients, partenaires, fournisseurs, associés…) concernant le processus de déménagement, afin qu'ils soient au courant du transfert. Et une fois le déménagement réalisé, n'oubliez pas d' inclure la nouvelle adresse sur tous les canaux de communication avec les clients.
Les déménagements de bureaux sont des services auxquels les entreprises du secteur sont habituées, mais qui peuvent représenter un véritable casse-tête pour ceux qui les réalisent pour la première fois ; d'où nos recommandations. Rappelez-vous : mettez de côté le stress et faites confiance à des professionnels, vous atteindrez ainsi la réussite.
Questions fréquentes sur les déménagements de bureaux
Quel est le meilleur moment pour déménager un bureau ?
Un week-end ou un jour férié est idéal : fermer le vendredi et ouvrir le lundi dans le nouveau local, en minimisant l'arrêt de l'activité. Si l'équipe est grande (50+ postes), envisagez un déménagement par phases (un service par week-end pendant plusieurs semaines). Évitez les semaines critiques : clôture fiscale, lancement de produit, dates à forte charge de travail.
Comment gère-t-on le déménagement du matériel informatique ?
Protocole professionnel : chaque appareil étiqueté avec un code de poste (PC1-MON1-TEC1-RAT1), photographies de l'arrière de chaque unité centrale avec tous les câbles connectés (pour rebrancher rapidement à destination), sauvegarde complète des serveurs et du NAS avant le transfert, emballage individuel par appareil dans des cartons à bulles, serveurs et NAS transportés dans des véhicules spécifiques sans arrêt. Plus de détails : déménagement pour indépendant ou petite entreprise.
Faut-il prévenir les clients et fournisseurs avant le déménagement ?
Oui, 2 à 4 semaines à l'avance : un e-mail avec la nouvelle adresse et la date de reprise de l'activité, une mise à jour sur Google My Business et les réseaux sociaux, une mise à jour de la signature e-mail, le réacheminement du courrier postal de l'ancien bureau vers le nouveau (service La Poste jusqu'à 6 mois), une déclaration à l'administration fiscale (formulaire 036/037) et à la Sécurité sociale.
Qui est responsable si un équipement informatique est endommagé pendant le déménagement ?
L'assurance responsabilité civile de base du déménagement couvre les dommages causés par un mauvais transport. Pour un équipement de grande valeur (serveurs, équipements scientifiques, électronique spécialisée), il est recommandé de souscrire une assurance complémentaire à valeur déclarée. Conservez les factures et un inventaire détaillé comme preuve en cas de réclamation éventuelle.
Combien coûte un déménagement de petit bureau (5-10 postes) ?
Petit bureau (5-10 postes, mobilier standard + matériel informatique) : 1 200-2 500 €. Bureau moyen (15-30 postes) : 2 500-5 000 €. Grand bureau (50+ postes) : 5 000-15 000 € selon le volume et la complexité. Les prix peuvent inclure le démontage et le remontage du mobilier, le service le week-end et la coordination informatique.
Vous cherchez à confier votre déménagement ? Découvrez notre service de déménagement de bureau aux Canaries, sans interrompre votre activité.
