I traslochi di uffici sono servizi molto comuni per le aziende che si dedicano a questa attività. In Horizont Atlantic abbiamo un servizio specializzato in questa dinamica, garantendo un trattamento professionale ed efficace a tutti i clienti.
Ti raccontiamo perché è necessario prendersi cura al massimo di ogni dettaglio nel cambio di ufficio e come eseguire correttamente questa pratica.
Consigli da seguire prima di effettuare il tuo trasloco
Nei processi di traslochi di uffici ci sono raccomandazioni o suggerimenti per i momenti precedenti lo spostamento e altri che rientrano nello stesso servizio di traslochi. Così, mesi o settimane prima del trasferimento, quando le nuove strutture sono già conosciute, è necessario tracciare una planimetria iniziale e destinare uno spazio a ciascuno.
In questo processo è consigliabile il consulto di un architetto o di un interior designer. Ti puoi fare domande come il tipo di decorazione, quale sarà la migliore area per posizionare la zona di stampa, se c'è spazio per dei mobiletti in cui riporre oggetti personali e questioni di questo tipo. È necessario programmare una riunione fisica o online tra il responsabile dell'azienda che si trasloca e la delegazione con la quale abbia contrattato il servizio di traslochi a Tenerife o la delegazione di traslochi a Gran Canaria.
Cosa devi fare giorni prima dei traslochi a nuovi uffici
Alcuni giorni prima del trasferimento verso un altro luogo di lavoro è necessario promuovere la collaborazione tra i dipendenti. Il trasloco può servire per consolidare il senso di comunità e lo spirito di squadra.
Allo stesso modo è importante comunicare a tutti i dipendenti il calendario, poiché il cambio di sede dell'ufficio non si decide da un giorno all'altro. I lavoratori dovranno sapere con giorni o settimane di anticipo quando è il trasloco.
A sua volta, se si organizza una visita alle nuove strutture prima che queste siano occupate, le persone che lavoreranno in esse si sentiranno più familiarizzate con i nuovi spazi.
Consigli per effettuare un trasloco di ufficio veloce ed efficace
Una volta che la data del trasferimento e l'azienda con la quale verrà eseguito il servizio sono decise, arriva il momento di organizzare tutto perfettamente, affinché il trasloco sia il più veloce e efficace possibile.
Le apparecchiature informatiche sono l'avanguardia dei traslochi a nuovi uffici
Una delle prime cose da spostare sono i computer, i dispositivi elettronici e il resto dell'apparecchiatura informatica. L'idea è che il team tecnico possa procedere in anticipo con l'installazione in modo che quando arrivano i dipendenti gli apparati siano già disponibili.
Dopo l'attrezzatura informatica arrivano il resto degli effetti personali e degli articoli essenziali, che sono tutti quelli indispensabili per poter iniziare a lavorare il prima possibile.
L'importanza dell'inventario
L'inventario è qualcosa di obbligatorio in qualsiasi processo di trasloco, anche in quello degli uffici. La dinamica consiste nel annotare tutto ciò che verrà spostato, in modo che ogni dipartimento faccia lo stesso, con l'obiettivo di non perdere nulla nel percorso.
Avvisare clienti e fornitori
Un altro punto importante è quello di fornire informazioni a tutti quegli attori che hanno un ruolo nell'azienda (clienti, partner, fornitori, soci…) del processo di trasloco, affinché siano a conoscenza del trasferimento. E una volta effettuato il trasloco, non dimenticare di includere il nuovo indirizzo in tutti i canali di comunicazione con i clienti.
I traslochi di uffici sono servizi a cui sono abituate le aziende del settore, ma che possono rappresentare un grande grattacapo per coloro che devono farli per la prima volta; da qui le nostre raccomandazioni. Ricorda, rimani calmo e affidati ai professionisti, così otterrai il successo.
Domande frequenti sui traslochi di uffici
Quando è il momento migliore per traslocare un ufficio?
Fine settimana o festivo è l'ideale: chiudere venerdì e aprire lunedì nella nuova sede, minimizzando l'interruzione lavorativa. Se il team è grande (50+ postazioni), considera un trasloco per fasi (un dipartimento per fine settimana durante diverse settimane). Evita settimane critiche: chiusura fiscale, lancio prodotto, date con alto carico di lavoro.
Come viene gestito il trasloco dell'equipaggiamento informatico?
Protocollo professionale: ogni apparecchiatura etichettata con codice postazione (PC1-MON1-TEC1-RAT1), fotografie del retro di ogni CPU con tutti i cavi collegati (per ricollegare rapidamente a destinazione), backup completo di server e NAS prima del trasferimento, imballaggio individuale per apparecchiatura in scatole con bolle d'aria, server e NAS trasportati in veicoli specifici senza soste. Più dettagli: trasloco autonomo o piccola azienda.
È necessario avvisare clienti e fornitori prima del trasloco?
Sì, con 2-4 settimane di anticipo: email con nuovo indirizzo e data di inizio operativo, aggiornamento su Google My Business e social media, aggiornamento della firma email, inoltro della posta postale dall'ufficio vecchio al nuovo (servizio Correos fino a 6 mesi), comunicazione all'Agenzia delle Entrate (modello 036/037) e alla Tesoreria della Sicurezza Sociale.
Chi è responsabile se un'apparecchiatura informatica si rompe durante il trasloco?
L'assicurazione RC base del trasloco copre i danni causati da cattivo trasporto. Per equipaggiamento molto prezioso (server, apparecchiature scientifiche, elettronica specializzata) si consiglia di contrattare un'assicurazione a valore dichiarato aggiuntivo. Conserva fatture e inventario dettagliato come prova in caso di possibili reclami.
Quanto costa un trasloco di ufficio piccolo (5-10 postazioni)?
Ufficio piccolo (5-10 postazioni, mobiliario standard + equipaggiamento informatico): 1.200-2.500 €. Ufficio medio (15-30 postazioni): 2.500-5.000 €. Ufficio grande (50+ postazioni): 5.000-15.000 € a seconda del volume e della complessità. I prezzi possono includere lo smontaggio e il montaggio del mobiliario, il servizio nel fine settimana e il coordinamento informatico.
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