Переездов офисов - это очень распространенные услуги для компаний, занимающихся этой деятельностью. В Horizont Atlantic мы предлагаем специализированную услугу в этой сфере, гарантируя профессиональное и эффективное обращение со всеми клиентами.
Мы рассказываем вам, почему необходимо максимально тщательно следить за каждой деталью при смене офиса и как правильно провести эту процедуру.
Советы, которые следует соблюдать перед переездом
В процессах переездов офисов есть рекомендации или советы для периодов перед переездом и другие, которые входят в сам сервис переездов. Таким образом, за месяцы или недели до переезда, когда новые помещения уже известны, необходимо составить первоначальный план и отвести место каждому.
В этом процессе рекомендуется консультация архитектора или дизайнера интерьера. Вы можете задавать себе вопросы, например, о стиле оформления, где лучше всего разместить область печати, есть ли место для шкафчиков для хранения личных вещей и аналогичные вопросы. Необходимо запланировать очное или онлайн-совещание между ответственным лицом переезжающей компании и отделением, с которым была заключена услуга переездов на Тенерифе или отделение переездов на Гран-Канария.
Что нужно делать за дни до переездов в новые офисы
За несколько дней до переезда в другой рабочий центр необходимо способствовать сотрудничеству между сотрудниками. Переезд может помочь укрепить чувство общности и командный дух.
Также важно информировать всех сотрудников о расписании, поскольку смена офиса решается не со дня на день. Работники должны знать за дни или недели до переезда, когда произойдет переезд.
Кроме того, если организовать посещение новых помещений до их использования, люди, которые будут в них работать, почувствуют себя более знакомыми с новыми пространствами.
Советы по быстрому и эффективному переезду офиса
Как только определены дата переезда и компания, которая будет выполнять услугу, пришло время организовать все идеально, чтобы переезд был максимально быстрым и эффективным.
Компьютерное оборудование - передовая линия переездов в новые офисы
Одной из первых вещей для перемещения являются компьютеры, электронные устройства и прочее компьютерное оборудование. Идея в том, что техническая команда может заранее начать установку чтобы когда прибудут сотрудники, оборудование уже было готово.
После компьютерного оборудования идут остальные необходимые предметы и статьи, которые являются всеми теми необходимыми для начала работы как можно скорее.
Важность инвентаря
Инвентаризация является обязательной в любом процессе переезда, включая офисы. Динамика заключается в записи всего, что будет перемещаться, чтобы каждый отдел поступил аналогичным образом, с целью, чтобы ничего не потерялось по пути.
Уведомление клиентов и поставщиков
Еще один важный момент - предоставить информацию всем участникам, которые играют роль в компании (клиенты, партнеры, поставщики, партнеры…) о процессе переезда, чтобы они были в курсе переезда. И как только переезд завершен, не забудьте включить новый адрес во все каналы коммуникации с клиентами.
Переездов офисов - это услуги, к которым привыкли компании в этом секторе, но которые могут быть серьезной головной болью для тех, кто делает это впервые; отсюда наши рекомендации. Помните, оставьте нервозность в стороне и доверьтесь профессионалам, таким образом вы достигнете успеха.
Часто задаваемые вопросы о переездах офисов
Когда лучше всего перемещать офис?
Конец недели или праздничный день идеален: закрыться в пятницу и открыться в понедельник в новом месте, минимизируя перерывы в работе. Если команда большая (50+ должностей), рассмотрите переезд поэтапно (один отдел в конце недели в течение нескольких недель). Избегайте критических недель: налоговое закрытие, запуск продукта, даты с высокой рабочей нагрузкой.
Как управляется переезд компьютерного оборудования?
Профессиональный протокол: каждое оборудование помечено кодом рабочего места (PC1-MON1-TEC1-RAT1), фотографии задней части каждого ЦП со всеми подключенными кабелями (для быстрого переподключения в пункте назначения), полное резервное копирование серверов и NAS перед переездом, индивидуальная упаковка каждого оборудования в коробки с пузырчатой пленкой, серверы и NAS транспортируются в специальных транспортных средствах без остановок. Подробнее: переезд самозанятого или небольшой компании.
Нужно ли уведомлять клиентов и поставщиков перед переездом?
Да, за 2-4 недели до этого: электронное письмо с новым адресом и датой начала деятельности, обновление в Google My Business и социальных сетях, обновление подписи электронной почты, переадресация почты из старого офиса в новый (услуга Correos до 6 месяцев), уведомление Министерства финансов (форма 036/037) и Казначейства Социального обеспечения.
Кто ответственен, если компьютерное оборудование сломается во время переезда?
Базовая страховка RC переезда покрывает убытки от неправильной перевозки. Для очень ценного оборудования (серверы, научное оборудование, специализированная электроника) рекомендуется заключить дополнительную страховку с объявленной стоимостью. Сохраняйте счета-фактуры и подробные инвентари в качестве доказательства при возможных претензиях.
Сколько стоит переезд небольшого офиса (5-10 должностей)?
Небольшой офис (5-10 должностей, стандартная мебель + компьютерное оборудование): 1.200-2.500 €. Офис среднего размера (15-30 должностей): 2.500-5.000 €. Большой офис (50+ должностей): 5.000-15.000 € в зависимости от объема и сложности. Цены могут включать демонтаж и монтаж мебели, услугу в конце недели и координацию компьютерной техники.
Ищете услугу переезда? Узнайте о нашей услуге переездов офиса на Канарских островах, без остановки деятельности.
