Przeprowadzki biur to bardzo powszechna usługa dla firm zajmujących się tą działalnością. W Horizont Atlantic mamy usługę wyspecjalizowaną w tej dynamice, gwarantując profesjonalne i skuteczne podejście do każdego klienta.
Wyjaśniamy Ci, dlaczego warto zadbać maksymalnie o każdy szczegół podczas zmiany biura i jak prawidłowo przeprowadzić ten proces.
Wskazówki, którymi warto się kierować przed przeprowadzką
W procesach przeprowadzki biura istnieją zalecenia lub wskazówki dotyczące okresu poprzedzającego przeprowadzkę oraz inne, które są częścią samej usługi przeprowadzki. Tak więc miesiące lub tygodnie przed przeniesieniem, gdy nowe pomieszczenia są już znane, należy sporządzić wstępny plan i przydzielić każdemu miejsce.
W tym procesie zalecane jest skorzystanie z doradztwa architekta lub projektanta wnętrz. Możesz zadać sobie pytania dotyczące rodzaju wystroju, tego, która strefa będzie najlepsza na miejsce do drukowania, czy jest miejsce na szafki do przechowywania rzeczy osobistych, i tym podobne kwestie. Konieczne jest zaplanowanie spotkania osobistego lub online między osobą odpowiedzialną w firmie, która się przeprowadza, a oddziałem, z którym zawarto umowę na usługę przeprowadzek na Teneryfie lub oddziałem zajmującym się przeprowadzkami na Gran Canarii.
Co powinieneś zrobić na kilka dni przed przeprowadzką do nowego biura
Na kilka dni przed przeniesieniem do innego miejsca pracy warto wspierać współpracę między pracownikami. Przeprowadzka może posłużyć do wzmocnienia poczucia wspólnoty i ducha zespołu.
Równie ważne jest poinformowanie wszystkich pracowników o harmonogramie, ponieważ zmiana siedziby biura nie jest decyzją podejmowaną z dnia na dzień. Pracownicy powinni wiedzieć z kilkudniowym lub kilkutygodniowym wyprzedzeniem, kiedy odbędzie się przeprowadzka.
Z kolei, jeśli zorganizowane zostanie zwiedzanie nowych pomieszczeń zanim zostaną one zajęte, osoby, które będą tam pracować, poczują się bardziej oswojone z nowymi przestrzeniami.
Wskazówki dotyczące szybkiej i skutecznej przeprowadzki biura
Gdy data przeniesienia oraz firma, z którą usługa zostanie zrealizowana, są już ustalone, nadchodzi moment, aby zorganizować wszystko perfekcyjnie, tak by przeprowadzka przebiegła jak najszybciej i najskuteczniej.
Sprzęt komputerowy jako awangarda przeprowadzki do nowego biura
Jedną z pierwszych rzeczy do przewiezienia są komputery, urządzenia elektroniczne i pozostały sprzęt informatyczny. Chodzi o to, aby zespół techniczny mógł wyprzedzić instalację tak by w momencie przybycia pracowników urządzenia były już dostępne.
Po sprzęcie komputerowym przychodzi kolej na resztę niezbędnych rzeczy i przedmiotów, czyli wszystkiego, co jest niezbędne, aby jak najszybciej zacząć pracę.
Znaczenie inwentaryzacji
Inwentaryzacja jest obowiązkowa w każdym procesie przeprowadzki, także biurowej. Zasada polega na tym, aby zapisać wszystko, co ma zostać przewiezione, przy czym każdy dział powinien zrobić to samo, aby nic nie zginęło po drodze.
Poinformowanie klientów i dostawców
Kolejnym ważnym punktem jest przekazanie informacji wszystkim podmiotom odgrywającym rolę w firmie (klientom, partnerom, dostawcom, wspólnikom…) o procesie przeprowadzki, aby byli świadomi przeniesienia. A po zakończeniu przeprowadzki nie zapomnij umieścić nowego adresu we wszystkich kanałach komunikacji z klientami.
Przeprowadzki biur to usługi, do których firmy z branży są przyzwyczajone, ale które mogą stanowić prawdziwy ból głowy dla kogoś, kto robi to po raz pierwszy; stąd nasze zalecenia. Pamiętaj, odłóż nerwy na bok i zaufaj profesjonalistom, a osiągniesz sukces.
Najczęściej zadawane pytania dotyczące przeprowadzek biur
Kiedy jest najlepszy moment na przeprowadzkę biura?
Idealny jest weekend lub dzień świąteczny: zamknięcie w piątek i otwarcie w poniedziałek w nowej lokalizacji, co minimalizuje przestój w pracy. Jeśli Twój zespół jest duży (50+ stanowisk), rozważ przeprowadzkę etapami (jeden dział na weekend przez kilka tygodni). Unikaj krytycznych tygodni: zamknięcia roku podatkowego, premiery produktu, terminów z dużym obciążeniem pracą.
Jak zarządza się przeprowadzką sprzętu komputerowego?
Profesjonalny protokół: każde urządzenie oznaczone kodem stanowiska (PC1-MON1-TEC1-RAT1), zdjęcia tyłu każdej jednostki centralnej ze wszystkimi podłączonymi kablami (aby szybko podłączyć je ponownie w nowym miejscu), pełna kopia zapasowa serwerów i macierzy NAS przed przeniesieniem, indywidualne pakowanie każdego urządzenia w kartony z folią bąbelkową, serwery i NAS przewożone specjalnymi pojazdami bez postojów. Więcej szczegółów: przeprowadzka dla osoby samozatrudnionej lub małej firmy.
Czy trzeba poinformować klientów i dostawców przed przeprowadzką?
Tak, z wyprzedzeniem 2-4 tygodni: e-mail z nowym adresem i datą wznowienia działalności, aktualizacja w Google Moja Firma i mediach społecznościowych, aktualizacja stopki e-mail, przekierowanie korespondencji pocztowej ze starego biura do nowego (usługa poczty do 6 miesięcy), zgłoszenie do urzędu skarbowego (formularz 036/037) oraz do ubezpieczenia społecznego.
Kto ponosi odpowiedzialność, jeśli sprzęt komputerowy ulegnie uszkodzeniu podczas przeprowadzki?
Podstawowe ubezpieczenie OC przeprowadzki pokrywa szkody wynikające z nieprawidłowego transportu. W przypadku bardzo wartościowego sprzętu (serwery, sprzęt naukowy, wyspecjalizowana elektronika) zalecane jest wykupienie dodatkowego ubezpieczenia od zadeklarowanej wartości. Zachowaj faktury i szczegółową inwentaryzację jako dowód na wypadek ewentualnych roszczeń.
Ile kosztuje przeprowadzka małego biura (5-10 stanowisk)?
Małe biuro (5-10 stanowisk, standardowe meble + sprzęt komputerowy): 1200-2500 €. Średnie biuro (15-30 stanowisk): 2500-5000 €. Duże biuro (50+ stanowisk): 5000-15000 € w zależności od objętości i złożoności. Ceny mogą obejmować demontaż i montaż mebli, usługę w weekend oraz koordynację informatyczną.
Szukasz firmy do przeprowadzki? Poznaj naszą usługę przeprowadzek biur na Wyspach Kanaryjskich, bez zatrzymywania Twojej działalności.
