Büroumzüge sind sehr häufige Dienstleistungen für Unternehmen, die sich dieser Tätigkeit widmen. Bei Horizont Atlantic verfügen wir über einen auf diese Dynamik spezialisierten Service und garantieren allen Kunden einen professionellen und effektiven Umgang.
Wir erklären Ihnen, warum Sie bei einem Bürowechsel größten Wert auf jedes Detail legen sollten und wie Sie dies korrekt umsetzen.
Tipps, die Sie vor Ihrem Umzug beachten sollten
Bei Büroumzügen gibt es Empfehlungen bzw. Tipps für die Zeit vor dem Umzug sowie weitere, die zum eigentlichen Umzugsservice gehören. Sobald die neuen Räumlichkeiten bekannt sind, sollten Sie Monate oder Wochen vor dem Umzug einen ersten Plan erstellen und jedem einen Platz zuweisen.
Bei diesem Prozess empfiehlt sich die Beratung durch einen Architekten oder Innenarchitekten. Sie können sich Fragen stellen wie die Art der Einrichtung, welcher Bereich sich am besten für die Druckzone eignet, ob Platz für Spinde zur Aufbewahrung persönlicher Gegenstände vorhanden ist, und Ähnliches. Es ist notwendig, ein persönliches oder Online-Treffen zwischen dem Verantwortlichen des umziehenden Unternehmens und der Niederlassung zu vereinbaren, bei der der Service für Umzüge auf Teneriffa oder die Niederlassung für Umzüge auf Gran Canaria beauftragt wurde.
Was Sie Tage vor dem Umzug in die neuen Büros tun sollten
Einige Tage vor dem Umzug in einen anderen Arbeitsort sollten Sie die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern fördern. Der Umzug kann dazu dienen, das Gemeinschaftsgefühl und den Teamgeist zu stärken.
Ebenso wichtig ist es, allen Mitarbeitern den Zeitplan mitzuteilen, denn der Wechsel des Bürostandorts wird nicht von heute auf morgen entschieden. Die Mitarbeiter sollten Tage oder Wochen im Voraus wissen, wann der Umzug stattfindet.
Wird zudem ein Besuch der neuen Räumlichkeiten organisiert, bevor diese bezogen werden, fühlen sich die künftigen Mitarbeiter dort schneller mit den neuen Räumen vertraut.
Tipps für einen schnellen und effektiven Büroumzug
Sobald das Umzugsdatum und das Unternehmen, das den Service durchführen wird, feststehen, ist es an der Zeit, alles perfekt zu organisieren, damit der Umzug so schnell und effektiv wie möglich verläuft.
Die IT-Ausstattung bildet die Vorhut beim Umzug in neue Büros
Zu den ersten Dingen, die transportiert werden, gehören Computer, elektronische Geräte und die übrige IT-Ausstattung. Die Idee dahinter ist, dass das technische Team mit der Installation vorankommen kann sodass die Geräte bereits verfügbar sind, wenn die Mitarbeiter eintreffen.
Nach der IT-Ausstattung folgen die übrigen unverzichtbaren Gegenstände und Artikel, also all das, was notwendig ist, um so schnell wie möglich mit der Arbeit beginnen zu können.
Die Bedeutung des Inventars
Das Inventar ist bei jedem Umzugsprozess Pflicht, auch bei Büroumzügen. Dabei geht es darum, alles zu notieren, was transportiert werden soll, wobei jede Abteilung dasselbe tun sollte, damit unterwegs nichts verloren geht.
Kunden und Lieferanten informieren
Ein weiterer wichtiger Punkt ist es, alle Beteiligten, die eine Rolle im Unternehmen spielen (Kunden, Partner, Lieferanten, Gesellschafter…) über den Umzugsprozess zu informieren, damit sie über den Wechsel Bescheid wissen. Und vergessen Sie nach dem Umzug nicht, die neue Adresse in alle Kommunikationskanäle mit den Kunden aufzunehmen.
Büroumzüge sind Dienstleistungen, an die Unternehmen der Branche gewöhnt sind, die aber für jemanden, der sie zum ersten Mal durchführt, ein echtes Kopfzerbrechen bedeuten können; daher unsere Empfehlungen. Denken Sie daran: Lassen Sie die Nervosität beiseite und vertrauen Sie den Profis, so werden Sie Erfolg haben.
Häufig gestellte Fragen zu Büroumzügen
Wann ist der beste Zeitpunkt, um ein Büro umzuziehen?
Ideal ist ein Wochenende oder Feiertag: freitags schließen und montags am neuen Standort öffnen, um den Arbeitsausfall zu minimieren. Bei einem großen Team (50+ Arbeitsplätze) sollten Sie einen Umzug in Etappen in Erwägung ziehen (eine Abteilung pro Wochenende über mehrere Wochen). Vermeiden Sie kritische Wochen: Jahresabschluss, Produkteinführung, Termine mit hoher Arbeitsbelastung.
Wie wird der Umzug der IT-Ausstattung organisiert?
Professionelles Protokoll: jedes Gerät wird mit einem Arbeitsplatzcode gekennzeichnet (PC1-MON1-TEC1-RAT1), Fotos der Rückseite jeder CPU mit allen angeschlossenen Kabeln (zum schnellen Wiederanschließen am Zielort), vollständiges Backup von Servern und NAS vor dem Umzug, Einzelverpackung jedes Geräts in Kartons mit Luftpolsterfolie, Server und NAS werden in speziellen Fahrzeugen ohne Zwischenstopps transportiert. Weitere Details: Umzug für Selbstständige oder Kleinunternehmen.
Müssen Kunden und Lieferanten vor dem Umzug informiert werden?
Ja, 2-4 Wochen im Voraus: eine E-Mail mit der neuen Adresse und dem Datum der Betriebsaufnahme, eine Aktualisierung bei Google My Business und in den sozialen Netzwerken, eine Aktualisierung der E-Mail-Signatur, die Weiterleitung der Post vom alten Büro an das neue (Correos-Service für bis zu 6 Monate), die Meldung an das Finanzamt (Formular 036/037) und an die Sozialversicherung.
Wer haftet, wenn während des Umzugs ein IT-Gerät beschädigt wird?
Die Basis-Haftpflichtversicherung des Umzugs deckt Schäden durch unsachgemäßen Transport ab. Für sehr wertvolle Ausstattung (Server, wissenschaftliche Geräte, spezialisierte Elektronik) empfiehlt sich der Abschluss einer zusätzlichen Versicherung zum deklarierten Wert. Bewahren Sie Rechnungen und ein detailliertes Inventar als Nachweis für mögliche Reklamationen auf.
Was kostet ein kleiner Büroumzug (5-10 Arbeitsplätze)?
Kleines Büro (5-10 Arbeitsplätze, Standardmobiliar + IT-Ausstattung): 1.200-2.500 €. Mittleres Büro (15-30 Arbeitsplätze): 2.500-5.000 €. Großes Büro (50+ Arbeitsplätze): 5.000-15.000 € je nach Umfang und Komplexität. Die Preise können den Ab- und Aufbau von Möbeln, den Service am Wochenende und die IT-Koordination beinhalten.
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