进行办公室搬迁是复杂的。不仅因为工作中断、新空间的适应以及必要的家具、电脑等的移动，还因为文件。数据保护立法在这些情况下特别重要，必须严格遵守它以避免法律问题。
必须特别小心处理合同、解雇信、客户文件以及所有包含个人数据的内容。但必须对机密文件更加小心：工资单和收据、医疗信息以及独家协议和其他需要更加谨慎处理的文件。
如果在办公室的正常运营中已经需要为这些文件制定存储和销毁协议，那么在搬迁的情况下也存在需要遵循的规范和建议。
在Horizont Atlantic，我们专门从事办公室搬迁，因此我们拥有专门培训的人员，能够进行私人文件运输并完全符合所有法律要求。
我们的专业人员能够保证机密文件的安全运输，并防止公司私有信息落入与该品牌无关的人员手中。
保证机密文件的安全运输很重要
组织办公室搬迁时要首先考虑的是，安全运输文件必须涉及纸质和数字格式。
如今，许多合同、协议等都存储在PC中，因此在这些情况下必须对硬盘格外小心。
话虽如此，RGPD（通用数据保护条例）将指导企业所有者和运输负责人在进行转移时的行动。该规范说明了如何进行私有和机密文件的处理，并就如何在搬迁情况下行动提供指导。
这样，除了保护文件并因此在办公室搬迁中保持员工、合作伙伴、客户等的信任外，还可以避免因处理不当而遭受西班牙数据保护局的可能处罚。
如何正确运输机密文件
为了避免问题，最好将搬迁交给习惯于这类工作的专业人士。经验和培训使我们的Horizont Atlantic搬迁团队能够进行干净利落的工作，并且没有机密文件处于风险中。
在这些情况下采取的一些安全措施包括使用带有安全标签的盒子、记录文件的出发和到达时间、由经过培训的专业人员进行保管…这一切都为您的公司服务，以便搬迁能够顺利进行。
深入了解RGPD要求是解决所有办公室搬迁中可能出现的文件运输问题的最佳答案。如果您不知道如何进行，请寻求专家的建议，并将您的安心交托给我们。
关于办公室搬迁中机密文件的常见问题
根据RGPD，搬迁我的办公室有什么义务？
作为数据处理者，您必须在搬迁过程中保证个人数据的机密性和可用性。这意味着：纸质文件放在带有标签的密封盒中、由信任的人或专业服务进行运输、在您的处理活动中记录转移、仅在发生安全事件时与AEPD沟通（不是因为正常搬迁）。
如何在运输过程中保护物理文件？
用编号胶带密封的盒子（破损表示未经授权的访问）、标记为"机密"、在安全密闭的车辆中运输、在装卸时陪同、在关键时刻由负责人或委派人员进行保管。对于特别敏感的文件（医疗、司法数据），考虑专用运输（非共享）。
服务器和包含个人数据的硬盘怎么办？
移动前正确关闭、用专门包装（聚氨酯泡沫盒）运输、保持序列号详细清单、确保在运输过程中不会与其容器断开连接。对于中型/大型企业，考虑使用具有记录链的专业IT运输服务。
我应该如何处理不再需要的文件？
不要与普通可回收纸张混合。对于包含个人数据或机密的文件：与授权公司签约进行认证销毁（他们会给您销毁证书），或使用P-4或更高级别的碎纸机。销毁证书是您应对可能的AEPD审计的证明。
由于RGPD原因，我需要向客户传达搬迁吗？
不是必须的，但您确实应该：用新地址更新您的隐私政策、修改现有合同中的条款和网络表单。如果在搬迁过程中发生真实的安全事件（丢失、盗窃），在72小时内通知AEPD。关于办公室搬迁的更多信息：正确的办公室搬迁。
关于公司的完整转移，请咨询Horizont Atlantic的加那利群岛办公室搬迁。
