Осуществление переезда офиса сложно. Не только из-за остановки работы, адаптации нового пространства и необходимого перемещения мебели, компьютеров и т.д., но и из-за документов. Законодательство о защите данных особенно важно в этих случаях, и необходимо строго его соблюдать, чтобы избежать правовых проблем.
Необходимо проявить особую осторожность при работе с контрактами, письмами об увольнении, документацией клиентов и всем, содержащим персональные данные. Но еще большую осторожность необходимо проявлять с конфиденциальными документами: ведомостями и квитанциями, медицинской информацией и соглашениями об исключительности и другой документацией, которую нужно обрабатывать с еще большей осторожностью.
Если уже необходимо иметь протокол хранения и уничтожения при нормальном функционировании офиса для этих документов, то в случае переезда также существуют нормы и рекомендации, которым необходимо следовать.
В Horizon Atlantic мы специализируемся на переездах офисов и поэтому располагаем персоналом, специально обученным осуществлять транспортировку частной документации в соответствии со всеми нормативными требованиями.
Наши специалисты подготовлены для обеспечения надлежащей транспортировки конфиденциальных документов и предотвращению попадания частной информации компаний в руки третьих лиц.
Важность обеспечения надлежащей транспортировки конфиденциальных документов
Первое, что необходимо учитывать при организации переезда офиса, это то, что при безопасной транспортировке документации необходимо позаботиться как о бумажном, так и о цифровом формате.
В настоящее время многие контракты, соглашения и т.д. хранятся на компьютерах, поэтому необходимо проявить особую осторожность в отношении жестких дисков в таких случаях.
Сказав это, именно RGPD (Общее положение о защите данных) будет направлять владельцев компаний и сотрудников по доставке при проведении переезда. Данные нормы отражают, как следует обрабатывать частную и конфиденциальную документацию, и дают рекомендации по действиям при переезде.
Таким образом, помимо сохранения документов и сохранения доверия сотрудников, партнеров, клиентов и т.д. при переезде офиса, можно избежать возможных штрафов от Испанского управления защиты данных за ненадлежащее выполнение работы.
Как правильно транспортировать конфиденциальные документы
Чтобы избежать проблем, лучше всего доверить переезд специалистам, привыкшим к такому типу работы. Опыт и обучение позволяют нашей команде переездов Horizon Atlantic выполнять работу добросовестно, в которой никакие конфиденциальные документы не подвергаются риску.
Некоторые из мер безопасности, применяемых в таких случаях, включают использование коробок с защитными печатями, регистрацию времени отправления и прибытия документации, хранение специально обученным персоналом… Все это находится в распоряжении вашей компании для обеспечения безопасного переезда.
Глубокое понимание требований RGPD — лучший ответ на возможные проблемы с транспортировкой документов в результате всех переездов офисов. Если вы не знаете, как это сделать, позвольте экспертам вам помочь и доверьте нам вашу уверенность.
Часто задаваемые вопросы о конфиденциальных документах при переезде офиса
Какие обязательства я имею согласно RGPD при переезде моего офиса?
Как ответственный за обработку, вы должны гарантировать конфиденциальность и доступность персональных данных в процессе переезда. Это подразумевает: документацию на бумаге в запечатанных и промаркированных коробках, транспортировку с доверенным лицом или специализированным сервисом, регистрацию переезда в записи о вашей деятельности по обработке данных, уведомление AEPD только в случае инцидента безопасности (не при обычном переезде).
Как защитить физическую документацию во время транспортировки?
Запечатанные коробки с пронумерованной лентой (разрыв указывает на несанкционированный доступ), маркировка как "КОНФИДЕНЦИАЛЬНО", транспортировка в запирающихся транспортных средствах, физическое сопровождение при загрузке и разгрузке, личное хранение ответственным лицом или назначенным представителем в критические моменты. Для особенно чувствительных файлов (медицинские, судебные данные) рассмотрите эксклюзивную транспортировку (не совместную).
А что с серверами и жесткими дисками, содержащими персональные данные?
Правильно выключить перед перемещением, транспортировать со специальной упаковкой (коробка с полиуретановой пеной), вести подробный инвентарь с серийными номерами, убедиться, что они не отключаются от своего контейнера во время транспортировки. Для компаний среднего и крупного размера рассмотрите специализированные услуги транспортировки IT с документированной цепью хранения.
Что делать с документацией, которая мне больше не нужна?
НЕ смешивайте это с обычной переработанной бумагой. Для документации с персональными данными или конфиденциальной информацией: закажите сертифицированное уничтожение у авторизованной компании (они предоставляют сертификат уничтожения) или используйте уничтожители бумаги класса P-4 или выше. Сертификат уничтожения является вашим доказательством в случае возможной проверки AEPD.
Нужно ли мне сообщать клиентам о переезде по причинам RGPD?
Не по самому себе, но ДА, вы должны: обновить вашу политику конфиденциальности с новым адресом, изменить условия в действующих контрактах и веб-формах. Если произошел реальный инцидент безопасности во время переезда (потеря, кража), уведомить AEPD в течение 72 часов. Подробнее о переезде офиса: правильные переезды офисов.
Для полного переезда вашей компании ознакомьтесь с переездами офисов на Канарских островах от Horizont Atlantic.
