Réaliser le déménagement d'un bureau est complexe. Pas seulement à cause de l'arrêt du travail, de l'aménagement du nouvel espace et du déplacement nécessaire des meubles, ordinateurs, etc., mais aussi à cause des documents. La législation sur la protection des données est particulièrement importante dans ces cas, et il convient de la suivre à la lettre pour éviter tout problème juridique.
Il faudra être particulièrement vigilant avec les contrats, lettres de licenciement, documentation clients et tout ce qui contient des données à caractère personnel. Mais il faudra être encore plus prudent avec les documents confidentiels : fiches de paie et reçus, informations médicales, engagements d'exclusivité et autres types de documentation qui exigent encore plus de soin.
S'il faut déjà disposer d'un protocole de conservation et de destruction pour ces documents dans le fonctionnement normal d'un bureau, il existe également, dans le cas d'un déménagement, des règles et des conseils à suivre.
Chez Horizon Atlantic, nous sommes spécialisés dans les déménagements de bureaux et disposons donc d'un personnel spécialement formé pour effectuer le transport de documentation privée dans le respect de toutes les exigences légales.
Nos professionnels sont formés pour garantir le bon transport des documents confidentiels et éviter que les informations privées des entreprises ne tombent entre les mains de personnes extérieures à la marque.
Il est important de garantir un bon transport des documents confidentiels
La première chose à prendre en compte lors de l'organisation du déménagement d'un bureau est que le transport sécurisé de la documentation doit couvrir aussi bien le format papier que le format numérique.
Aujourd'hui, de nombreux contrats, accords, etc. sont stockés sur l'ordinateur, c'est pourquoi le soin apporté aux disques durs doit également être renforcé dans ces cas-là.
Cela dit, c'est le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) qui guide les propriétaires d'entreprises et les responsables du transport lors de la réalisation du déménagement. Cette réglementation indique comment doit être traité le traitement de la documentation privée et confidentielle et oriente sur la conduite à tenir en cas de déménagement.
Ainsi, outre la préservation des documents et donc le maintien de la confiance des employés, partenaires, clients, etc. lors d'un déménagement de bureaux, on évitera d'éventuelles sanctions de l'Agence espagnole de protection des données pour non-respect des procédures.
Comment transporter correctement les documents confidentiels
Pour éviter tout problème, mieux vaut confier le déménagement à des professionnels habitués à ce type de travail. L'expérience et la formation font que notre équipe de déménagement Horizon Atlantic effectue un travail soigné et qu'aucun document confidentiel n'est mis en danger.
Parmi les mesures de sécurité mises en œuvre dans ces cas figurent des caisses avec scellés de sécurité, l'enregistrement des heures de départ et d'arrivée de la documentation, la garde par des professionnels formés… Tout cela est mis au service de votre entreprise afin que le déménagement se déroule sans aucun problème.
Une connaissance approfondie des exigences du RGPD est la meilleure réponse aux éventuels problèmes de transport de documents liés à tout déménagement de bureaux. Si vous ne savez pas comment procéder, laissez-vous conseiller par des experts et confiez-nous votre tranquillité d'esprit.
Questions fréquentes sur les documents confidentiels lors d'un déménagement de bureau
Quelles obligations ai-je selon le RGPD lors du déménagement de mon bureau ?
En tant que responsable du traitement, vous devez garantir la confidentialité et la disponibilité des données personnelles pendant le processus de déménagement. Cela implique : documentation papier dans des caisses scellées et étiquetées, transport par une personne de confiance ou un service spécialisé, enregistrement du transfert dans votre registre des activités de traitement, communication à l'AEPD uniquement en cas d'incident de sécurité (pas pour un déménagement normal).
Comment protéger la documentation physique pendant le transport ?
Caisses scellées avec ruban numéroté (une rupture indique un accès non autorisé), étiquetage « CONFIDENTIEL », transport dans des véhicules à fermeture sécurisée, accompagnement physique pendant le chargement et le déchargement, garde personnelle du responsable ou d'une personne déléguée lors des moments critiques. Pour les dossiers particulièrement sensibles (données médicales, judiciaires), envisagez un transport exclusif (non partagé).
Et les serveurs et disques durs contenant des données personnelles ?
Éteindre correctement avant de déplacer, transporter dans un emballage spécifique (caisse avec mousse de polyuréthane), conserver un inventaire détaillé avec les numéros de série, s'assurer qu'ils ne sont pas déconnectés de leur boîtier pendant le transport. Pour les entreprises moyennes/grandes, envisagez des services de transport informatique spécialisés avec une chaîne de traçabilité documentée.
Que faire de la documentation dont je n'ai plus besoin ?
Ne la mélangez PAS avec du papier recyclable normal. Pour la documentation contenant des données personnelles ou confidentielles : faites appel à une destruction certifiée par une entreprise agréée (elle vous remettra un certificat de destruction), ou utilisez des destructeurs de papier de niveau P-4 ou supérieur. Le certificat de destruction constitue votre preuve en cas d'éventuel contrôle de l'AEPD.
Dois-je informer les clients du déménagement pour des raisons de RGPD ?
Pas en soi, mais vous DEVEZ : mettre à jour votre politique de confidentialité avec la nouvelle adresse, modifier les clauses des contrats en cours et des formulaires web. En cas d'incident de sécurité réel pendant le déménagement (perte, vol), notification à l'AEPD dans les 72 heures. En savoir plus sur le déménagement de bureau : déménagements de bureau réussis.
Pour le déménagement complet de votre entreprise, consultez les déménagements de bureaux aux Canaries de Horizont Atlantic.
