Å gjennomføre en kontorflytting er kompleks. Ikke bare på grunn av arbeidsstansen, tilpasningen av det nye rommet og den nødvendige flyttingen av møbler, datamaskiner osv., men også på grunn av dokumentene. Lovgivningen om databeskyttelse er spesielt viktig i disse tilfellene, og det er viktig å følge den nøye for å unngå juridiske problemer.
Det vil være nødvendig å utvise ekstra forsiktighet med kontrakter, oppsigelsesskriv, kundedokumentasjon og alt som inneholder personopplysninger. Men enda større forsiktighet må utvises med konfidensielle dokumenter: lønnslister og kvitteringer, medisinsk informasjon og eksklusivitetsavtaler og annen dokumentasjon som må håndteres med enda større omhu.
Hvis det allerede er nødvendig å ha en protokoll for lagring og ødeleggelse under normal drift av et kontor for disse dokumentene, så finnes det også regler og råd å følge ved en flytting.
I Horizon Atlantic spesialiserer vi oss i kontorflytnigner og har derfor personale som er spesielt opplært til å utføre transport av privat dokumentasjon i samsvar med alle juridiske krav.
Våre fagfolk er i stand til å garantere sikker transport av konfidensielle dokumenter og forhindre at bedriftens private informasjon faller i hendene på personer utenfor organisasjonen.
Viktig å garantere sikker transport av konfidensielle dokumenter
Det første som må tas i betraktning når man organiserer en kontorflytting er at sikker transport av dokumentasjon må ta hensyn til både papirutgaver og digitale versioner.
I dag lagres mange kontrakter, avtaler osv. på datamaskinen, så forsiktigheten med harddiskene må også utvises i disse tilfellene.
Med det sagt, vil det være RGPD (Generell forordning om databeskyttelse) som veileder bedriftseiere og de som er ansvarlige for transporten når de gjennomfører flyttingen. Denne forordningen reflekterer hvordan behandlingen av privat og konfidensielt dokumentasjon skal utføres og gir veiledning om hvordan man skal handle i tilfelle en flytting.
På denne måten, i tillegg til å bevare dokumentene og dermed opprettholde tilliten fra arbeidstakere, partnere, kunder osv. ved en kontorflytting, vil man unngå mulige bøter fra den spanske datatilsynsmyndigheten for ikke å gjøre ting som det skal.
Hvordan transportere konfidensielle dokumenter korrekt
For å unngå problemer er det best å overlate flyttingen til fagfolk som er vant til denne typen arbeid. Erfaring og opplæring gjør at vårt flytnigsteam ved Horizon Atlantic utfører ordentlig arbeid der ingen konfidensielle dokumenter blir satt i fare.
Noen av sikkerhetstiltakene som gjennomføres i disse tilfellene omfatter esker med sikkerhetssealer, registrering av dokumentasjons utreise- og ankomsttider, oppbevaring av fagfolk… Alt dette stilles til rådighet for bedriften din slik at flyttingen kan gjennomføres uten problemer.
En dyp forståelse av RGPD-kravene er det beste svaret på mulige problemer med transport av dokumenter som følge av alle kontorflytnigner. Hvis du ikke vet hvordan du skal gjøre det, la deg rådgi av fagfolk og overlat din ro til oss.
Vanlige spørsmål om konfidensielle dokumenter ved kontorflytting
Hvilke forpliktelser har jeg i henhold til RGPD når jeg flytter kontoret mitt?
Som behandlingsansvarlig må du garantere konfidensialiteten og tilgjengeligheten av personopplysninger under flytteprosessen. Dette innebærer: papierdokumentasjon i forseglet og merket esker, transport med person av tillit eller spesialisert tjeneste, registrering av overføringen i behandlingsaktiviteten din, kommunikasjon med datatilsynet bare hvis det er en sikkerhetshendelse (ikke ved normal flytting).
Hvordan beskytter du fysisk dokumentasjon under transport?
Esker forseglet med nummerert tape (brudd indikerer uautorisert tilgang), merket som "KONFIDENSIELT", transport i kjøretøy med sikker låsing, ledsagelse under lasting og lossing, personlig oppbevaring av den ansvarlige eller delegert person i kritiske øyeblikk. For spesielt sensitive arkiver (medisinske data, rettslige), vurder eksklusiv transport (ikke delt).
Hva med servere og harddisker med personopplysninger?
Slå av på riktig måte før du flytter, transporter med spesifikk emballasje (eske med polyuretanskum), oppretthold detaljert inventar med serienumre, sikre at de ikke kobles fra container under transport. For medium/store bedrifter, vurder spesialisert IT-transporttjeneste med dokumentert kjede av forvaring.
Hva gjør jeg med dokumentasjon som jeg ikke lenger trenger?
IKKE bland den med vanlig resirkulerbart papir. For dokumentasjon med personopplysninger eller konfidensielt: bestill sertifisert destruksjon fra autorisert bedrift (du får destruksjonsbevis), eller bruk papirnedknusing på nivå P-4 eller høyere. Destruksjonssertifikatet er ditt bevis ved eventuell revisjonsarkiver.
Trenger jeg å informere kunder om flyttingen av RGPD-årsaker?
Ikke i seg selv, men DU MÅ: oppdatere personvernpolicyen din med den nye adressen, endre klausuler i gjeldende kontrakter og webskjemaer. Hvis det var en reell sikkerhetshendelse under flyttingen (tap, tyveri), varsling til datatilsynet innen 72 timer. Mer om kontorflytting: riktig kontorflytting.
For en fullstendig overføring av bedriften din, se kontorflytnigner på Kanariøyene av Horizon Atlantic.
