Przeprowadzka biura jest skomplikowanym przedsięwzięciem. Nie tylko ze względu na przerwanie pracy, urządzenie nowej przestrzeni i konieczny transport mebli, komputerów itp., ale także ze względu na dokumenty. Przepisy o ochronie danych są w tych przypadkach szczególnie istotne, dlatego warto przestrzegać ich co do joty, aby uniknąć problemów prawnych.
Trzeba zachować szczególną ostrożność w przypadku umów, wypowiedzeń, dokumentacji klientów oraz wszystkiego, co zawiera dane osobowe. Jeszcze większej staranności wymagają jednak dokumenty poufne: listy płac i rachunki, informacje medyczne, umowy o wyłączności oraz inne rodzaje dokumentacji, które trzeba traktować z jeszcze większą uwagą.
Jeśli w codziennym funkcjonowaniu biura konieczne jest posiadanie protokołu przechowywania i niszczenia tych dokumentów, to w przypadku przeprowadzki również obowiązują zasady i zalecenia, których należy przestrzegać.
W Horizon Atlantic specjalizujemy się w przeprowadzkach biur, dlatego dysponujemy personelem specjalnie przeszkolonym do transportu dokumentacji prywatnej zgodnie ze wszystkimi wymogami prawnymi.
Nasi profesjonaliści są przeszkoleni, aby zagwarantować bezpieczny transport dokumentów poufnych i zapobiec temu, by prywatne informacje firm trafiły w ręce osób niezwiązanych z firmą.
Ważne jest zagwarantowanie bezpiecznego transportu dokumentów poufnych
Pierwszą rzeczą, o której należy pamiętać przy organizacji przeprowadzki biura, jest to, że bezpieczny transport dokumentacji musi obejmować zarówno formę papierową, jak i cyfrową.
Obecnie wiele umów, porozumień itp. przechowywanych jest na komputerze, dlatego również dyskom twardym należy poświęcić w tych przypadkach szczególną troskę.
To powiedziawszy, to właśnie RODO (Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych) wyznacza kierunek właścicielom firm oraz osobom odpowiedzialnym za transport przy realizacji przeprowadzki. Przepisy te określają, w jaki sposób należy przetwarzać dokumentację prywatną i poufną, oraz wskazują, jak postępować w przypadku przeprowadzki.
Dzięki temu, oprócz zachowania dokumentów, a więc utrzymania zaufania pracowników, partnerów, klientów itp. podczas przeprowadzki biura, unikniesz ewentualnych kar ze strony Hiszpańskiej Agencji Ochrony Danych za niewłaściwe postępowanie.
Jak prawidłowo transportować dokumenty poufne
Aby uniknąć problemów, najlepiej powierzyć przeprowadzkę profesjonalistom przyzwyczajonym do tego typu pracy. Doświadczenie i przeszkolenie sprawiają, że nasz zespół przeprowadzkowy Horizon Atlantic wykonuje pracę starannie i żaden poufny dokument nie zostaje narażony na ryzyko.
Wśród środków bezpieczeństwa stosowanych w takich przypadkach znajdują się skrzynie z plombami zabezpieczającymi, rejestracja godzin wyjazdu i przyjazdu dokumentacji, nadzór ze strony przeszkolonych profesjonalistów… Wszystko to jest oddane do dyspozycji Twojej firmy, aby przeprowadzka przebiegła bez żadnych problemów.
Dogłębna znajomość wymogów RODO to najlepsza odpowiedź na ewentualne problemy związane z transportem dokumentów wynikające z każdej przeprowadzki biura. Jeśli nie wiesz, jak to zrobić, skorzystaj z porady ekspertów i powierz nam swój spokój ducha.
Najczęściej zadawane pytania dotyczące dokumentów poufnych przy przeprowadzce biura
Jakie obowiązki mam zgodnie z RODO przy przeprowadzce mojego biura?
Jako administrator danych musisz zagwarantować poufność i dostępność danych osobowych podczas procesu przeprowadzki. Oznacza to: dokumentację papierową w zaplombowanych i opisanych skrzyniach, transport przez osobę zaufaną lub wyspecjalizowaną firmę, odnotowanie przeprowadzki w rejestrze czynności przetwarzania, zgłoszenie do AEPD tylko w przypadku incydentu bezpieczeństwa (nie przy zwykłej przeprowadzce).
Jak chronić dokumentację fizyczną podczas transportu?
Zaplombowane skrzynie z numerowaną taśmą (uszkodzona plomba oznacza nieuprawniony dostęp), oznaczenie „POUFNE", transport w pojazdach z bezpiecznym zamknięciem, fizyczna obecność podczas załadunku i rozładunku, osobisty nadzór administratora danych lub osoby delegowanej w kluczowych momentach. W przypadku szczególnie wrażliwych akt (dane medyczne, sądowe) rozważ transport wyłączny (bez łączenia z innymi ładunkami).
A co z serwerami i dyskami twardymi zawierającymi dane osobowe?
Prawidłowe wyłączenie przed przeniesieniem, transport w specjalnym opakowaniu (skrzynia z wyściółką z pianki poliuretanowej), prowadzenie szczegółowej inwentaryzacji z numerami seryjnymi, upewnienie się, że nie zostaną odłączone od obudowy podczas transportu. Dla firm średnich/dużych rozważ wyspecjalizowane usługi transportu IT z udokumentowanym łańcuchem nadzoru.
Co zrobić z dokumentacją, której już nie potrzebuję?
NIE mieszaj jej ze zwykłym papierem do recyklingu. W przypadku dokumentacji zawierającej dane osobowe lub poufne: zleć certyfikowane niszczenie autoryzowanej firmie (otrzymasz certyfikat zniszczenia) lub użyj niszczarek klasy P-4 lub wyższej. Certyfikat zniszczenia stanowi Twój dowód na wypadek ewentualnej kontroli AEPD.
Czy muszę informować klientów o przeprowadzce ze względu na RODO?
Nie samo w sobie, ale POWINIENEŚ: zaktualizować swoją politykę prywatności o nowy adres, zmodyfikować klauzule w obowiązujących umowach i formularzach internetowych. Jeśli podczas przeprowadzki doszło do rzeczywistego incydentu bezpieczeństwa (utrata, kradzież), zgłoś to do AEPD w ciągu 72 godzin. Więcej o przeprowadzce biura: prawidłowe przeprowadzki biur.
W przypadku kompletnej przeprowadzki Twojej firmy, zapoznaj się z ofertą przeprowadzek biur na Wyspach Kanaryjskich Horizont Atlantic.
