Kontorflyting er svært vanlige tjenester for selskaper som driver med denne aktiviteten. Hos Horizont Atlantic har vi en spesialisert tjeneste innen denne dynamikken, som garanterer profesjonell og effektiv håndtering for alle kunder.
Vi forteller deg hvorfor du må være maksimalt nøye med hver detalj når du bytter kontor og hvordan du gjennomfører denne praksisen på riktig måte.
Tips å følge før du gjennomfører kontorflytten din
I prosesser med kontorflyting finnes det anbefalinger eller tips for perioden før flytten og andre som er en del av selve flytningstjenesten. Således må du måneder eller uker før flytten, når du allerede kjenner de nye lokalene, tegne et grunnleggende plankart og tildele plass til hver avdeling.
I denne prosessen anbefales det å få rådgivning fra en arkitekt eller interiørdesigner. Du kan stille deg spørsmål som hvilken type dekorasjon, hvilket område som passer best for skriverommet, om det er plass til skap for personlige gjenstander, og lignende spørsmål. Det er nødvendig å planlegge et fysisk eller digitalt møte mellom ansvarlig person fra selskapet som skal flytte og kontoret du har inngått avtale med for flytningstjenesten, for eksempel kontorflyting på Tenerife eller kontoret for kontorflyting på Gran Canaria.
Hva du bør gjøre dager før kontorflyting til nye lokaler
Noen dager før flytten til et nytt arbeidssenter bør du fremme samarbeid mellom de ansatte. Flytten kan tjene til å styrke følelsen av fellesskap og teamånd.
Det er også viktig å informere alle ansatte om tidsplanen, fordi bytte av kontorsted ikke avgjøres fra dag til dag. Arbeidstakerne bør få vite i god tid på forhånd, med dager eller uker, når flytten skal finne sted.
Dessuten, hvis du arrangerer et besøk til de nye lokalene før de tas i bruk, vil personene som skal arbeide der bli mer kjent med de nye områdene.
Tips for en rask og effektiv kontorflyting
Når flytten er planlagt og selskapet som skal utføre tjenesten er valgt, er det tid til å organisere alt til perfektion, slik at flytten blir så rask og effektiv som mulig.
IT-utstyret er spydspissen for kontorflyting til nye lokaler
En av de første tingene som skal flyttes er datamaskiner, elektroniske enheter og annet IT-utstyr. Ideen er at IT-teamet kan komme i forkant med installasjonen slik at når de ansatte ankommer, er apparatene allerede klare til bruk.
Etter IT-utstyret kommer resten av de essensielle gjenstandene og artiklene, som er alt som er nødvendig for å kunne begynne å arbeide så snart som mulig.
Viktigheten av inventar
Inventar er obligatorisk i enhver flyting, også for kontorflyting. Prosessen består av å registrere alt som skal flyttes, hvor hver avdeling gjør det samme, med formål om at ingenting går tapt underveis.
Varsle kunder og leverandører
Et annet viktig punkt er å gi informasjon til alle aktørene som spiller en rolle i bedriften (kunder, partnere, leverandører, interessenter…) om flytten, slik at de er informert om lokasjonsskiftet. Og når flytten er gjennomført, glem ikke å inkludere den nye adressen i alle kommunikasjonskanaler med kundene dine.
Kontorflyting er tjenester som bedrifter i sektoren er vant til, men som kan utgjøre et stort hodebry for de som må gjøre det for første gang; derfor våre tips. Husk å legge nervene til side og stol på fagfolk, så oppnår du suksess.
Vanlige spørsmål om kontorflyting
Når er det beste tidspunktet for å flytte et kontor?
Helg eller fridag er ideelt: lukk fredag og åpne mandag på ny plassering, noe som minimerer stans i driften. Hvis teamet er stort (50+ stillinger), bør du vurdere fasevise flytting (én avdeling per helg i flere uker). Unngå kritiske uker: regnskapsavslutning, produktlansering, perioder med høy arbeidsbelastning.
Hvordan administreres flyttingen av IT-utstyr?
Profesjonell protokoll: hvert utstyr merket med stillingskode (PC1-MON1-TEC1-RAT1), fotografier av baksiden av hver CPU med alle kabler tilkoblet (for rask gjenkobling ved destinasjonen), fullstendig sikkerheiskopi av servere og NAS før flytten, individuell emballasje av hver enhet i boblefolie-esker, servere og NAS transportert i spesialiserte kjøretøyer uten stans. Mer detaljer: frilanser eller lite kontor.
Må man varsle kunder og leverandører før flytten?
Ja, 2-4 uker på forhånd: e-post med ny adresse og operativ startdato, oppdatering på Google My Business og sosiale medier, oppdatering av e-postsignatur, videresending av post fra det gamle kontoret til det nye (Postens tjeneste i opptil 6 måneder), melding til Skatteetaten (skjema 036/037) og til Trygdeetaten.
Hvem er ansvarlig hvis IT-utstyr blir ødelagt under flytten?
Grunnforsikringen for RC dekker skader fra dårlig transport. For særlig verdifullt utstyr (servere, vitenskapelig utstyr, spesialisert elektronikk) anbefales det å tegne tilleggsforsikring for deklarert verdi. Behold fakturaer og detaljert inventar som bevis i tilfelle mulige krav.
Hva koster det å flytte et lite kontor (5-10 stillinger)?
Lite kontor (5-10 stillinger, standard møbler + IT-utstyr): 1.200-2.500 €. Mellomstort kontor (15-30 stillinger): 2.500-5.000 €. Stort kontor (50+ stillinger): 5.000-15.000 € avhengig av volum og kompleksitet. Prisene kan inkludere demontering og montering av møbler, helgeservice og IT-koordinering.
Leter du etter en kontorflyting? Oppdag vår tjeneste for kontorflyting på Kanariøyene, uten å stoppe driften din.
