Hacer un inventario completo antes de una mudanza no es solo "ponerse organizado": es la base para presupuestos precisos, seguros adecuados, control aduanero (en mudanzas internacionales o a Canarias), y para no perder nada en el caos. Con aplicaciones móviles modernas, hacer un inventario detallado lleva mucho menos tiempo que con papel y boli. Esta guía explica cómo hacer un inventario profesional con app en 1-2 fines de semana.
Por qué necesitas inventario en tu mudanza
1. Presupuesto más preciso
Una empresa de mudanzas presupuesta por volumen (m³) y especificidad (frágil, voluminoso, pesado). Si proporcionas inventario detallado, el presupuesto es más exacto y no hay sorpresas el día de la mudanza.
2. Seguro correcto
El seguro a valor declarado se calcula sobre el valor total de tu carga. Sin inventario valorado, asume defectos y no tienes prueba si hay reclamación. Con inventario, sabes exactamente qué tienes y cuánto vale.
3. Documentación aduanera
Mudanzas a Canarias o internacionales requieren inventario completo en el DUA (Documento Único Administrativo). Lo prepara la empresa de mudanzas pero necesita los datos. Inventario propio acelera el proceso.
4. Localización posterior
Con inventario digital ("la freidora está en caja 23, salón"), encuentras lo que necesitas tras la mudanza sin abrir 40 cajas.
5. Control de pérdidas
Si tras la mudanza echas en falta algún objeto, el inventario te permite reclamar a la empresa con prueba concreta. Sin inventario, palabra contra palabra.
Las mejores apps gratis para inventario de mudanza
Sortly (recomendada)
- Plan gratis: hasta 100 ítems
- Funciones: foto + descripción + valor + ubicación (caja, habitación)
- Exportar a PDF para entregar a empresa o aseguradora
- Sincronización entre dispositivos
- Web + iOS + Android
Encircle
- Completamente gratis (sin límite items)
- Pensado para inventario doméstico/seguros
- Genera informe PDF profesional
- Algoritmo de IA reconoce objetos en fotos
Magic Plan
- Genera planos 2D de tu casa + items en cada habitación
- Útil si necesitas planificar distribución de muebles en destino
Google Sheets / Excel
- Si prefieres simplicidad: hoja con columnas (item, habitación, caja, valor, foto link)
- Comparte fácilmente con familia o empresa de mudanzas
- Sin límites, totalmente personalizable
El proceso paso a paso (1-2 fines de semana)
Fase 1: Inventario por habitación (sábado)
Empieza por una habitación y termina antes de pasar a la siguiente. Para cada objeto significativo:
- Foto del objeto (necesaria para seguro a valor declarado)
- Nombre o descripción breve ("Sofá 3 plazas IKEA Klippan negro")
- Valor estimado (si fue caro o tiene valor sentimental alto)
- Estado actual (nuevo, buen estado, usado, dañado)
- Categoría (mobiliario, electrodoméstico, decoración, libros, ropa, etc.)
Fase 2: Categorización por urgencia (domingo)
Clasifica cada item:
- Imprescindible: se lleva todo
- Conveniente: se lleva si hay sitio
- Prescindible: vender, donar o tirar antes de mudanza
Fase 3: Asignación caja-habitación (durante embalaje)
Cuando empieces a embalar, asigna en la app:
- Número de caja donde va el objeto
- Habitación destino en nueva casa
Al finalizar tienes un inventario completo con localización exacta de cada cosa.
Qué incluir y qué NO incluir en el inventario
SÍ incluir
- Mobiliario completo (sofás, mesas, sillas, armarios, camas)
- Electrodomésticos (todos)
- Electrónica (TV, ordenador, tablet, consola)
- Lámparas, espejos, cuadros, decoración significativa
- Libros (puedes inventariar por caja: "Caja 12: 25 libros novela siglo XX")
- Ropa por categoría (no item por item: "Armario 1: ropa invierno mujer")
- Cocina por categoría ("Vajilla: 8 platos llanos, 8 hondos, 6 postre, 12 vasos…")
- Objetos de valor (joyería, relojes, instrumentos)
NO incluir (pérdida de tiempo)
- Calcetines y ropa interior (volumen, no item)
- Productos consumibles (champú, comida, productos limpieza)
- Adornos navideños y similares (caja entera, no item)
- Material de oficina barato (bolis, post-its, grapas)
- Plantas (no son inventario aduanero útil)
Inventario para mudanzas internacionales
Si tu mudanza es a Canarias o al extranjero, el inventario debe seguir formato más estricto:
- Bilingüe: castellano + inglés (o idioma destino)
- Valorado: cada item con su valor (incluso aproximado)
- Estado declarado: nuevo / usado / antigüedad / coleccionable
- Marca y modelo de electrodomésticos y electrónica
- Categoría aduanera (la empresa de mudanzas la añade)
Más detalle: REF de Canarias y mudanza internacional desde Canarias.
Inventario para seguros
Seguro a valor declarado
Si contratas seguro a valor declarado de tu mudanza, la aseguradora requiere:
- Lista de items con valor individual
- Foto de los objetos de valor alto (>1.000 €)
- Facturas originales de compra (electrónica, electrodomésticos, joyería)
- Tasaciones (obras de arte, instrumentos, antigüedades)
Seguro de hogar tras mudanza
Al asegurar tu nueva vivienda, el inventario hecho durante la mudanza te facilita:
- Calcular valor del contenido (importante para suma asegurada)
- Probar propiedad y valor en caso de siniestro futuro
- Crear "evidencia de antes" frente a posibles robos o daños
Tiempo estimado para inventario completo
Para un piso medio (2-3 dormitorios) con app móvil:
- Dormitorios: 2-3h cada uno (incluye armarios)
- Salón: 3-4h (mobiliario + libros + decoración)
- Cocina: 4-5h (mucha vajilla, electrodomésticos pequeños, despensa)
- Baños: 30 min cada uno
- Trastero / despensa / garaje: 2-4h
- Oficina: 2-3h
Total típico: 15-25 horas distribuidas en 2 fines de semana. Es mucho pero rentable.
Errores comunes en el inventario
- Quererlo todo perfecto: si vas item por item entrarás en parálisis. Usa categorías para items pequeños similares
- Postergar el inventario: pensar "ya lo haré durante el embalaje" → no lo harás
- No fotografiar valor alto: la foto es la prueba ante seguros y aduana
- No actualizar tras descartes: si vendes/donas items, márcalos en la app
- No exportar PDF final: tener todo en la app no sirve si no hay backup imprimible
Preguntas frecuentes sobre inventario para mudanzas
¿Es obligatorio hacer inventario para una mudanza nacional?
No obligatorio, pero recomendado. Para mudanzas nacionales basta inventario simple (lista por habitación con elementos principales). Para mudanzas internacionales o a Canarias es PRÁCTICAMENTE obligatorio por requisitos aduaneros.
¿La empresa de mudanzas hace el inventario por mí?
El inventario aduanero (para DUA) sí lo prepara la empresa de mudanzas con datos básicos. El inventario detallado por items con valor (para seguro a valor declarado) debe hacerlo el cliente, porque solo tú sabes qué tienes y cuánto vale.
¿Qué hago con la foto de cada objeto?
Las guardas dentro de la app (Sortly y Encircle las gestionan automáticamente). Si usas Excel/Sheets, sube fotos a Google Drive con enlace en la celda correspondiente. Backup en disco duro externo + nube.
¿Cuánto tiempo conservar el inventario tras la mudanza?
Mínimo:
- Mudanza nacional: 1 año (plazo para reclamación)
- Mudanza internacional / Canarias: 5 años (plazo fiscal aduanero)
- Para seguros: mientras dure la póliza, mínimo el contenido
Recomendable guardar para siempre: te servirá para futuras mudanzas, para reclamaciones de seguro de hogar, y para herencias.
¿Hay alguna app específica para mudanzas a Canarias?
No específica para Canarias, pero Sortly y Encircle exportan PDF en formato compatible con DUA. Si necesitas ayuda con el inventario aduanero, en Horizont Atlantic te facilitamos plantilla específica con todos los campos requeridos.
¿Hacéis inventario detallado por el cliente?
Como servicio extra sí, pero es un servicio premium (encarece la mudanza ~10-15%). La mayoría de clientes lo hacen por su cuenta con app gratis y nos entregan el PDF para integrarlo en el DUA. Más eficiente y económico.
Asesoramiento inventario para mudanza a Canarias
En Horizont Atlantic te facilitamos plantilla de inventario optimizada para mudanzas a Canarias e internacionales, compatible con requisitos aduaneros. Contáctanos y te enviamos la plantilla sin compromiso.
