Llevar a cabo la mudanza de una oficina es complejo. No solo por la paralización del trabajo, la adecuación del nuevo espacio y el necesario movimiento de muebles, ordenadores, etc. sino por los documentos. La legislación de protección de datos es especialmente importante en estos casos, y conviene seguirla a rajatabla para evitar problemas legales.

Habrá que extremar los cuidados con contratos, cartas de despido, documentación de clientes y todo aquello en lo que aparezcan datos de carácter personal. Pero mayor cuidado habrá que tener aún con documentos confidenciales: nóminas y recibos, información médica y compromisos de exclusividad y otro tipo de documentación que hay que cuidar todavía con mayor mimo.

Si ya hay que disponer de un protocolo de almacenamiento y destrucción en el funcionamiento normal de una oficina para estos documentos, en el caso de una mudanza también existen normas y consejos a seguir.

En Horizon Atlantic estamos especializados en mudanzas de oficinas y, por tanto, contamos con personal especialmente formado para llevar a cabo el transporte de documentación privada cumpliendo todas las exigencias legales.

Nuestros profesionales están capacitados para garantizar el buen transporte de documentos confidenciales y evitar que la información privada de las empresas pueda caer en manos de personas ajenas a la marca.

Importante garantizar un buen transporte de documentos confidenciales

Lo primero a tener en cuenta al organizar la mudanza de una oficina es que para el transporte seguro de la documentación tiene que encargarse tanto del formato en papel como el digital.

Hoy en día son muchos los contratos, acuerdos, etc. que se almacenan en el PC, por lo que el cuidado de los discos duros también debe extremarse en estos casos.

Dicho esto, será el RGPD (Reglamento General de Protección de Datos) lo que guíe a los propietarios de las empresas y a los encargados del transporte a la hora de llevar a cabo el traslado. Esta normativa refleja de qué manera se tienen que llevar a cabo los tratamientos de documentación privada y confidencial y orienta sobre cómo actuar en el caso de una mudanza.

De este modo, además de preservar los documentos y, por tanto, mantener la confianza de trabajadores, socios, clientes, etc. en una mudanza de oficinas, se evitarán posibles sanciones de la Agencia Española de Protección de Datos por no hacer las cosas como es debido.

Cómo transportar correctamente documentos confidenciales

Para evitar problemas, lo mejor es dejar la mudanza en manos de profesionales habituados a este tipo de trabajo. La experiencia y la formación hace que nuestro equipo de mudanzas de Horizon Atlantic lleve a cabo trabajos pulcros y en los que ningún documento confidencial se pone en riesgo.

Algunas de las medidas de seguridad que se llevan a cabo en estos casos pasan por la incorporación de cajas con precintos de seguridad, el registro de las horas de salida y llegada de la documentación, la custodia por profesionales capacitados… Todo ello se pone al servicio de tu empresa para que la mudanza se lleve a cabo sin ningún problema.

Un conocimiento profundo de las exigencias del RGPD es la mejor respuesta a los posibles problemas con el transporte de documentos derivados de todas las mudanzas de oficinas. Si desconoces cómo hacerlo, déjate asesorar por expertos y pon en nuestras manos tu tranquilidad.